Administrative Assistant Specialist
Job Number: 360197
Category: Administrative
Description: Job Title: Contract Administrative Assistant
Pay Rate: Starting at $28 /hr (according to experience)
Location: Irvine, CA
Area Code: 714 and 949
ZIP Code: 92606
Start Date: Right Away
Shift: 1st, Monday - Friday, 9:00am - 5:30pm
Keywords: #ProcurementJobs #administrativeassistantjobs #IrvineJobs
Benefits:
Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
401k
On the job training / cross-training
Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
Accident and critical illness insurance optional.
Scheduled performance reviews
Referral program
Job description
Has responsibilities for Invoicing and Order Management comprised of: Significant order entry, schedule changes, portal management, and PO/Contract Validation & Analysis.
Responsibilities:
Generate and issue invoices to customers based on agreements and sales orders.
Ensure all necessary information is included for accuracy.
Accurately enter invoice, purchase order information, and maintain organized records of all transactions.
Review invoices for completeness and accuracy, ensuring that all details align with company policies and customer agreements.
Administers contracts by analyzing purchase order requirements issued against Purchase Orders, Basic Contract Agreements, and/or Long-Term Agreements.
Analyses include performance to delivery schedules, pricing, terms and conditions and other contract provisions.
Ensures contract review checklist, contract files and supporting documents are maintained.
Ensures contract provisions are clear and conform to company policy.
Work closely with the contracts to enhance data organization, reporting, and visualization processes.
Assist in the creation and maintenance of complex Excel spreadsheets, ensuring data accuracy and integrity.
Participate in the documentation of processes and best practices to enhance team efficiency.
Complies with federal, state, and aerospace industry regulations; ensures adherence to requirements and advises management on needed actions.
Education and Experience:
*High School diploma / GED
Professional entry level position.
May have limited prior industry experience or have worked under direction in previous student internship programs.
Skills and Knowledge
Foundational Excel skills required to support data-driven decision-making across various departments. Must be able to create and run macros in Excel.
*Organizational skills
*Great communication skills
*Excellent intrapersonal skills
Detail oriented.
Understanding of basic contract administration principles and concepts and general business operations.
Ability to work with only general work direction and instructions regarding the scope and priority of assignments.
Ability to read, analyze, and interpret contracts, financial reports, and technical proposals
Ability to respond to inquiries or complaints
Ability to negotiate effectively to obtain best prices and terms on products, materials, and services.
Ability to use standards business applications software and to learn specific databases for contracts or customer contacts.
Ability to effectively communicate and present information to team members, team leaders, and customers
If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com
Belcan is an equal opportunity employer. Your application and candidacy will not be considered based on race, color, sex, religion, creed, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, genetic information, pregnancy, veteran status or any other characteristic protected by federal, state or local laws.
Puesto: Asistente Administrativo por Contrato
Salario: Desde $28/hora (según experiencia)
Ubicación: Irvine, CA
Códigos de área: 714 y 949
Código postal: 92606
Fecha de inicio: Inmediata
Turno: 1.er turno, lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 5:30 p. m.
Palabras clave: #EmpleosDeAdquisiciones #EmpleosDeAsistenteAdministrativo #EmpleosDeIrvine
Beneficios:
Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, seguro dental y de la vista
Plan 401k
Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada
Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para familiares disponibles.
Seguro de accidentes y enfermedades graves opcional. * Evaluaciones de desempeño programadas
Programa de referencias
Descripción del puesto
Responsabilidades de facturación y gestión de pedidos: entrada de pedidos importantes, cambios de programación, gestión del portal y validación y análisis de órdenes de compra/contratos.
Responsabilidades:
Generar y emitir facturas a clientes según los acuerdos y órdenes de venta.
Asegurarse de que se incluya toda la información necesaria para garantizar la precisión.
Introducir con precisión la información de facturas y órdenes de compra, y mantener registros organizados de todas las transacciones.
Revisar las facturas para garantizar su integridad y precisión, asegurándose de que todos los detalles se ajusten a las políticas de la empresa y los acuerdos con los clientes.
Administrar contratos mediante el análisis de los requisitos de las órdenes de compra emitidas, comparándolos con las órdenes de compra, los acuerdos contractuales básicos y/o los acuerdos a largo plazo.
Los análisis incluyen el cumplimiento de los plazos de entrega, los precios, los términos y condiciones y otras disposiciones contractuales.
Asegurarse de que la lista de verificación de revisión de contratos, los archivos de contratos y la documentación de respaldo se mantengan.
Asegurarse de que las disposiciones contractuales sean claras y se ajusten a la política de la empresa.
Colaborar estrechamente con los contratos para mejorar la organización de datos, la generación de informes y la visualización de datos. * Colaborar en la creación y el mantenimiento de hojas de cálculo complejas de Excel, garantizando la precisión e integridad de los datos.
Participar en la documentación de procesos y mejores prácticas para mejorar la eficiencia del equipo.
Cumplir con las regulaciones federales, estatales y de la industria aeroespacial; garantizar el cumplimiento de los requisitos y asesorar a la gerencia sobre las medidas necesarias.
Educación y experiencia:
*Diploma de preparatoria/GED
Puesto profesional de nivel inicial.
Puede tener experiencia previa limitada en la industria o haber trabajado bajo supervisión en programas de prácticas estudiantiles anteriores.
Habilidades y conocimientos
Se requieren conocimientos básicos de Excel para respaldar la toma de decisiones basada en datos en varios departamentos. Debe ser capaz de crear y ejecutar macros en Excel.
*Habilidades organizativas
*Excelentes habilidades de comunicación
*Excelentes habilidades interpersonales
Orientado al detalle.
Comprensión de los principios y conceptos básicos de administración de contratos y operaciones comerciales generales.
Capacidad para trabajar únicamente con instrucciones generales de trabajo sobre el alcance y la prioridad de las tareas. * Capacidad para leer, analizar e interpretar contratos, informes financieros y propuestas técnicas.
Capacidad para responder a consultas o quejas.
Capacidad para negociar eficazmente para obtener los mejores precios y condiciones en productos, materiales y servicios.
Capacidad para utilizar software de aplicaciones empresariales estándar y familiarizarse con bases de datos específicas para contratos o contactos con clientes.
Capacidad para comunicarse y presentar información eficazmente a miembros y líderes de equipo y clientes.
Si le interesa este puesto, postúlese a través del enlace "Solicitar ahora". Nuestro objetivo principal es brindar soluciones de dotación de personal de calidad que ayuden a las personas, organizaciones y comunidades a alcanzar el éxito. Belcan es un proveedor líder de personal cualificado para muchas de las empresas más prestigiosas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para contratos, empleos temporales, contratos de temporal a contratación y asignaciones directas. Somos la empresa preferida por miles de personas en todo el mundo. Para obtener más información, visite nuestro sitio web: Belcan.com.
Belcan ofrece igualdad de oportunidades. Su solicitud y candidatura no se considerarán en función de raza, color, sexo, religión, credo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, información genética, embarazo, condición de veterano o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales.
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Location: Irvine , CA
Minimum Experience (yrs):
Required Education: Not Specified
Salary: 28.00 /hour
Benefits:
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