Administrative Assistant
Job Number: 357611
Category: Administrative
Description: Job Title: Administrative Assistant
Pay Rate: $25 / Hr (DOE)
Location: Naples, FL
Area Code: 239
ZIP Code: 34117
Start Date: Right Away
Keywords: #AdminAssistantJobs #AdminJobs #NaplesJobs
Benefits:
Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
401k
On the job training / cross-training
Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
Accident and critical illness insurance optional.
Scheduled performance reviews
Referral program
Job Description:
Support the sales department with administrative duties of broad scope and complexity requiring independent judgement and familiarity with applicable procedures.
Must be proficient or mastery of Excel including using advances formulas, pivot tables, macros (automation) graphing, modeling.
Responsibilities:
Operate word processor, personal computer, or CRT to perform the full scope of word processing, graphics and/or publishing applications, as well as creating documents containing financial or statistical data or scientific, technical or legal terminology.
Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects.
Set priorities and procedures for accomplishing work.
May be required to delegate portions to others or offer assistance and support to others.
Collect data, conduct research and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.
Compose, analyze and distribute documents. Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors.
Conduct meetings or presentations.
Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.
Interface effectively with team members, functional departments and customers.
Screen calls, respond to routine questions and receive and/or escort visitors.
Schedule appointments and make domestic and international travel arrangements.
Coordinate with internal and external executive-level staff to schedule in-house and off-site meetings.
Coordination may include arrangements for travel and hotel accommodations, meal menus, recreational programs, guest speakers and developing agendas.
Maintain accurate and up-to-date files and record systems.
Maintain confidential records and reports.
Perform other related responsibilities.
Requirements
High School Diploma / GED
3 years of related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities.
Advanced Excel skills
Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.
Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.
Pivot tables, V looks ups, Creating Macros
Ability to accurately @type 55 wpm
Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
Ability to work effectively with others and be a participative team player.
If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com
EOE/F/M/Disability/Veterans
Puesto: Asistente Administrativo
Salario: $25/hora (DOE)
Ubicación: Naples, FL
Código de área: 239
Código postal: 34117
Fecha de inicio: Inmediata
Palabras clave: #EmpleosDeAsistenteAdministrativo #EmpleosAdministrativos #EmpleosEnNaples
Beneficios:
Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, Cuentas de Gastos Flexibles, Seguro Dental y de la Vista
Plan 401k
Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada
Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para familiares disponible.
Seguro de accidentes y enfermedades graves opcional.
Evaluaciones de desempeño programadas
Programa de referencias
Descripción del puesto:
Apoyar al departamento de ventas con tareas administrativas de amplio alcance y complejidad que requieran criterio independiente y familiaridad con los procedimientos aplicables.
Se requiere dominio de Excel, incluyendo el uso de fórmulas avanzadas, tablas dinámicas, macros (automatización), gráficos y modelado.
Responsabilidades:
Operar un procesador de texto, computadora personal o CRT para ejecutar todas las aplicaciones de procesamiento de texto, gráficos y/o publicación, así como para crear documentos que contengan datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal.
Introducir y manipular datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de gestión de archivos y realizar una amplia gama de proyectos de mecanografía.
Establecer prioridades y procedimientos para la realización del trabajo.
Podría ser necesario delegar partes de tareas a otros u ofrecer asistencia y apoyo.
Recopilar datos, realizar investigaciones y compilar información utilizando diversos cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos.
Redactar, analizar y distribuir documentos. Revisar y corregir errores gramaticales, tipográficos, de composición o de datos.
Dirigir reuniones o presentaciones.
Realizar indagaciones sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
Comunicar situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.
Leer el correo, destacar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o información relevante antes de distribuirlos. * Responder a la correspondencia rutinaria o redactar respuestas rutinarias para su revisión y firma.
Interactuar eficazmente con los miembros del equipo, los departamentos funcionales y los clientes.
Filtrar llamadas, responder preguntas rutinarias y recibir y/o acompañar a las visitas.
Programar citas y organizar viajes nacionales e internacionales.
Coordinar con el personal ejecutivo interno y externo para programar reuniones internas y externas.
La coordinación puede incluir la organización de viajes y alojamiento, menús de comidas, programas recreativos, ponentes invitados y la elaboración de agendas.
Mantener archivos y sistemas de registro precisos y actualizados.
Mantener registros e informes confidenciales.
Desempeñar otras responsabilidades relacionadas.
Requisitos
Diploma de bachillerato/GED
3 años de experiencia en una oficina relacionada o capacidad demostrada para desempeñar las responsabilidades descritas.
Conocimiento avanzado de Excel
Amplio conocimiento de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminología del área funcional.
Capacidad para registrar con precisión las actas de reuniones, cuando corresponda. * Tablas dinámicas, búsquedas en V, creación de macros
Capacidad para escribir con precisión 55 palabras por minuto
Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.
Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un miembro activo del equipo.
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EOE/F/M/Discapacidad/Veteranos
Location: Naples , FL
Minimum Experience (yrs):
Required Education: Not Specified
Salary: 25.00 /hour
Benefits:
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